こんにちは、MRCの平松です。
「マンションは管理を買え」という言葉は広く知られています。そのため、マンションの購入を考えているという方は、マンションはどのように維持管理されているのか気になると思います。
そこでポイントになるのが「理事会」です。マンションの価値を守ってかつ、快適な環境を維持できるかどうかは全て理事会にかかっています。
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マンションの理事会とはどのような組織か知りたい
理事会の役員になって管理に携わりたい
理事会が行う主な業務について知りたい
本記事ではマンションの理事会や役員、主な業務について詳しく解説していきます。
マンションの理事会とは
理事会はマンションの維持管理に大きな影響を与える組織です。ここでは理事会とは具体的にどのような組織なのか、具体的に解説していきます。
マンション維持管理の遂行機関
理事会とは、マンションの維持管理を実際に進めていく機関です。
マンションに住んでいる区分所有者は、区分所有法という法律によってマンションを所有した時点で管理組合員となって、マンションの管理維持をしていく義務が生じます。
しかし、それぞれが勝手にやっていては非効率なので、全管理組合員による「総会」によって管理の方向性を決めます。そして、その決定を実際に遂行していくために「理事会」が設置されて、理事会が業務を執行していきます。
通常は月に数回理事が集まって管理の状況などの情報の共有をして、進めていくのが一般的です。
区分所有者で構成される
では、理事会がどのような人で構成されているのかというと、区分所有者によってです。区分所有者の中から役員を決めて、理事会を構成していきます。
マンションによって違いますが、1～2年ごとに総会で選出されます。選出方法はいくつもありますが、長くマンションに住んでいれば、理事会の役員には必ずなると考えてください。
マンション理事会の役員について
マンションの管理に積極的に携わりたいという方は、役員(理事)になりたいと思うでしょう。
ここでは選出方法や具体的な役員の役割について紹介していきます。
選出方法
理事会の役員を決める方法はマンションごとに異なりますが、大きくは「立候補」「推薦」「持ち回り」の3つです。
基本的には立候補者の中から候補者が決められます。しかし、立候補者だけで定員のすべてが埋まる事はなかなかないので、推薦者が候補者として決められる場合もあります。
また、区分所有者の公平性を考慮するために、持ち回りを採用しているケースも多いです。もちろん、立候補や推薦人だけでは足りない場合にも採用される方法でもあります。
このような事から、マンション住まいが長いと一定の間隔で役員が回ってくるといえるでしょう。
役員の役割
理事会の役員は、それぞれ役職によって役割が違います。ここでは主な役員の役割について紹介していきます。
理事長
理事長とは管理組合の代表で、理事会や総会を招集したり議事進行をしたりします。また、理事会としての業務を統括するので、それぞれの理事をまとめる調整役としての役割もあるでしょう。通常は区分所有法で定める管理者に該当するので、管理規約で定められた行為を行う法律上の権限と責任があります。
管理会社などと契約をしている場合は窓口となって交渉をする仕事もあります。つまり、マンション管理組合の代表として、様々な権限を有して義務を負った役職です。
ただし、すべての決定を独断できるわけではありません。重要な決定をする時は理事会にその都度諮ったり総会で承認を受けたりする必要があります。
副理事長
副理事長とは、理事長を補佐する役割の役職です。
主な業務は理事長をサポートする事ですが、理事長が不在などで業務ができない場合は代わりに業務を遂行します。マンションによりますが、2～3人選任される事が多いです。
理事
理事とは、理事会の構成員をいいます。
理事は「会計担当」や「防災担当」などとして、それぞれの管理業務を担当するのが一般的です。それぞれの部門には専門知識が必要なので、知識がある人が担当する場合が多いでしょう。
また、会計や管理費等の収納や保管、運用支出が主な業務でかなり難しい部門です。そのため管理会社に委託している場合もあるでしょう。その場合は管理会社から提出されてた書類をチェックして理事会などで報告する役割を有します。
監事
監事とは、理事会による業務が適切に執行されているか、不正はないかなどをチェックする役員です。理事会で意見をいえますが、決議に加わる事はできません。そのため、理事会と区分所有者との間に立つ存在といえるでしょう。
なお、監事の最大の権限は、臨時総会を招集できる事です。理事会による財産管理などをチェックした結果、不正があると判断した場合は理事会の承認を得ずとも総会を招集できます。
正確には理事ではありませんが、中立的な立場でマンション管理をチェックする監査機関として重要な役職です。
マンション理事会の主な業務
理事会の業務は、マンションの維持管理を遂行する事です。では、具体的にどのような物があるのでしょうか。ここでは主な業務と内容を紹介していきます。
総会の開催
理事会は基本的に年に1回、管理組合全員が参加する総会を開催します。
ここで会計報告や予算の計画などを報告し、承認を求めます。また、場合によっては修繕計画や管理規約の変更などを提案する事もあるでしょう。他にも次回の役員についての話し合いをするケースもあります。これらは基本的に「定期総会」といわれます。
修繕計画を実施するにあたって重大な決定をしたい場合は、定期総会とは別に「臨時総会」を開催する場合もあります。
理事会の開催
理事会は通常、月に1回理事全員が集まって開催します。
ここでは管理費や修繕積立金などの出納状況などの報告を受けたり、今後の管理計画の話し合いやトラブルの対応策の協議などを行ったりします。情報の共有や問題点の確認が多いので、数ヶ月に1回のマンションもあるでしょう。
理事会の開催頻度に決まりはないので、気になる方はマンションの管理規約などで確認してください。
収支予算・事業計画の作成
マンションを適切に管理していく上で、必要な計画を作成するのも重要な業務の1つです。
例えば、修繕工事を予定している場合、予算や見通しを確認し計画を作成しなければなりません。また、災害が起きた時の被害を最小限に抑えるために、備蓄品の購入や防災訓練の計画なども必要でしょう。
理事会は安心してマンションで住み続けられるように、様々な確認や計画をその都度する必要があります。
大規模修繕工事計画の策定・実行
マンションは一般的に12年に1度、大規模修繕工事を行う必要があるといわれています。そのため、大規模修繕工事の時期が迫ってきた場合は、理事会が大規模修繕工事計画を作成したり実行したりします。
具体的には理事会の下に「修繕委員会」を設置したり建物診断を実施して状況を把握したり、資金計画を立てたりします。また、区分所有者が安心して工事を実施できるように、説明会なども必要に応じて行うのも業務の1つです。
さらに、工事が終わった後は、無事に予定通り終わったのかの確認までします。
トラブル対応
理事会は住環境を良くするために、トラブルへの対応もしなければなりません。
例えば、駐車場や駐輪場、ゴミ出しのルール違反など、マンション内のトラブルを解消していきます。また、外壁のひび割れや水漏れなど、共用部分に問題があれば業者を手配するなどして問題を解決します。
他にも、騒音などで近隣住民との関係が悪化している場合は、その対応も必要です。
まとめ
マンションの理事会は、マンションの建物や敷地などを適切に管理していくために実際に業務を進めていく機関です。
マンションの区分所有者になったら基本的に定期的に役員となって、総会や理事会の開催、事業計画の作成などの管理業務をしていかなければなりません。
この記事では理事会とはどのような存在で役割があるのかを解説してきましたので、マンションの購入を考えている方はぜひ参考にしてください。
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