- お役立ち情報
管理会社任せで大丈夫？大規模修繕で管理組合が考えたいこと
こんにちは。MRCの平松です。
大規模修繕のご相談をいただく中で、意外と多いのがこんな声です。
「管理会社からいろいろ提案を受けているので、このまま任せて進めても大丈夫でしょうか」
これは、とても自然な疑問だと思います。
普段のマンション管理では、管理会社が窓口になっていることが多いですし、理事会としても日常業務だけで忙しい中、大規模修繕まで細かく見ていくのは簡単ではありません。
そのため、管理会社が提案をまとめてくれると、正直かなり助かる場面もあります。
実際、管理会社が関わること自体は悪いことではありませんし、日頃から建物の様子を見ている分、状況を把握しやすい面もあります。
ただ、ここで大事なのは、管理会社に任せること と 管理会社任せにすること は違う、という点です。
この違いがあいまいなまま進んでしまうと、後から
「比較が十分だったのか分からない」
「理事会として何を基準に判断したのか説明しにくい」
「住民の皆さんにうまく説明できない」
といったことが起こりやすくなります。
今回は、大規模修繕を進めるときに、管理会社とどう関わるとよいのか、管理組合としてどこを意識しておきたいのかを整理してみたいと思います。
管理会社が関わること自体は自然なこと
まず最初にお伝えしたいのは、管理会社が大規模修繕に関わること自体はごく自然だということです。
管理会社は、普段の管理業務を通じて建物の状態を見ていますし、理事会とのやり取りにも慣れています。
そのため、
・建物の不具合の相談
・修繕時期の話題
・工事会社の紹介
・理事会資料の準備
・住民へのお知らせ
など、大規模修繕の入り口で管理会社が関わることは珍しくありません。
実際、管理組合としても、最初の相談先が管理会社になることは多いと思います。
その意味では、「管理会社が入ること」そのものを心配しすぎる必要はありません。
ただし、大切なのはそこから先です。
管理会社が関わることと、管理組合が自分たちで判断しないことは、まったく別の話です。
「任せる」と「任せきる」は違う
ここはかなり大事なところです。
大規模修繕では、理事会だけですべてを整理しきれないことも多いです。
そのため、管理会社に資料をまとめてもらったり、進行を支えてもらったりすること自体はよくあります。
ただ、その一方で、
・なぜこの工事内容なのか
・なぜこの施工会社なのか
・見積はどう比較したのか
・他の選択肢はなかったのか
といったことを、管理組合として理解しないまま進んでしまうと、後で説明に困りやすくなります。
つまり、管理会社にサポートしてもらうのは良いのですが、
判断まで預けてしまうのは別の話です。
大規模修繕は、金額も大きく、住民の皆さんの合意形成も必要になります。
だからこそ、最終的には管理組合として
「どういう考え方で進めているのか」
を持っておくことが大切です。
管理会社任せで起こりやすいこと
管理会社任せの状態になってしまうと、いくつか起こりやすいことがあります。
比較の過程が見えにくくなる
たとえば、施工会社の候補や見積が管理会社経由で出てきたとしても、
なぜその会社なのか
ほかの候補はどうだったのか
どんな基準で絞っているのか
が見えにくいことがあります。
理事会の中でそのあたりが整理できていないと、住民の皆さんに説明するときにも
「ちゃんと比較したのですか」
という疑問が出やすくなります。
工事内容の必要性が理事会に残りにくい
管理会社が提案をまとめてくれると、どうしても理事会は「提示されたものを見る側」になりやすいです。
その状態が続くと、なぜその工事が必要なのか、どこが重要なのかという考え方が理事会の中に残りにくくなります。
すると、理事交代があったときや住民説明の場面で、判断の理由が弱くなりやすいです。
住民説明が難しくなる
住民説明では、結論だけではなく、その背景も説明する必要があります。
・なぜ今工事が必要なのか
・なぜこの内容なのか
・なぜこの会社なのか
・なぜこの金額なのか
こうしたことを理事会が十分に理解していないと、説明の場でどうしても苦しくなります。
つまり、管理会社任せが問題になるのは、進行そのものよりも、管理組合の理解と説明の土台が弱くなることだと思います。
管理会社が悪いのではなく、役割を整理することが大切
ここで誤解してほしくないのは、管理会社が悪いという話ではないということです。
管理会社には、日常管理の延長としてできることも多いですし、理事会にとって助かる部分もたくさんあります。
問題になるのは、役割の整理がないまま進むことです。
たとえば、
・管理会社は日常管理や事務の支援を担う
・必要な資料や情報提供をしてもらう
・理事会は内容を理解し、比較し、判断する
・必要に応じて第三者の意見も取り入れる
こうした形で役割が整理されていれば、管理会社が関わること自体は大きな問題にはなりにくいです。
大切なのは、「誰が何をするのか」が見えていることだと思います。
理事会として持っておきたい視点
管理会社と一緒に進める場合でも、理事会として持っておきたい視点があります。
提案の根拠を見る
まず大事なのは、提案の根拠を見ることです。
・なぜこの工事が必要なのか
・どの調査結果をもとにしているのか
・優先順位はどう考えているのか
こうしたことが見えているかどうかで、理事会の納得感はかなり変わります。
比較の余地があるかを見る
最初から一つの案だけで進むのではなく、比較の余地があるかを見ることも大切です。
施工会社の候補、工事内容、進め方などについて、複数の視点で見られる状態になっていると、管理組合として判断しやすくなります。
住民に説明できるかを考える
理事会の中で
「自分たちはこの案を住民に説明できるか」
という視点を持つことも大切です。
この視点を持つだけで、提案の見方がかなり変わります。
説明しにくいまま進んでいるなら、どこかの整理が足りていないことが多いです。
こんなときは少し立ち止まった方がいい
管理会社と進める中でも、次のような状態があるときは、一度立ち止まった方がよいかもしれません。
・見積の比較条件がよく分からない
・施工会社の選定理由が見えにくい
・工事範囲の説明があいまい
・理事会の中で理解に差がある
・住民にどう説明するか見えていない
こうしたときは、単に「任せておけば大丈夫だろう」と進めるより、
何が整理できていないのか
を一度見直した方が、その後が進めやすくなります。
必要なら第三者の視点を入れる
管理会社とやり取りをしていても、
「このままで本当に大丈夫なのか少し不安がある」
「別の視点で整理したい」
と感じることはあると思います。
そういうときは、第三者の視点を入れることも有効です。
これは管理会社を否定するためではなく、管理組合として納得して進めるためです。
大規模修繕は一度の判断が大きいので、比較や整理の視点を増やすことには意味があります。
特に、
・工事内容の妥当性
・見積比較の考え方
・住民説明の整理
・理事会内の共通認識づくり
といった部分は、第三者の整理が入ると進めやすくなることがあります。
管理会社とどう付き合うかが大切
大規模修繕で大事なのは、「管理会社を使うか使わないか」という二択ではないと思っています。
そうではなく、
管理会社とどう付き合うか
が大切です。
日常管理に強みがある管理会社も多いですし、理事会として助かる部分もあります。
だからこそ、管理会社の力を借りながらも、管理組合として判断の軸を持つことが大切です。
任せるところは任せる。
でも、理解すべきところは理解する。
このバランスが取れていると、大規模修繕はかなり進めやすくなります。
よくある質問（Q&A）
管理会社に大規模修繕を相談するのは問題ない？
問題ありません。
むしろ、最初の相談先として自然なことも多いです。
ただし、そのまま任せきりにせず、管理組合として内容を理解しながら進めることが大切です。
管理会社から紹介された施工会社で進めてもいい？
進めること自体はあり得ますが、比較の考え方や選定理由が見えていることが大切です。
理事会として、なぜその会社なのかを説明できる状態にしておきたいところです。
管理会社任せになっているかどうかはどう見ればいい？
理事会が、工事内容・比較の考え方・選定理由を十分に説明できない状態なら、少し任せきりに近いかもしれません。
その場合は一度整理し直した方が安心です。
まとめ
大規模修繕で管理会社が関わること自体は自然なことですし、実際に助かる場面も多いです。
ただし、大切なのは、管理会社にサポートしてもらうことと、管理会社任せにしてしまうことは違う、という点です。
工事内容の根拠、施工会社の比較、選定理由、住民説明の考え方。
こうしたことを管理組合として理解しないまま進めると、後で不安や混乱が出やすくなります。
大規模修繕では、管理会社の力を借りながらも、管理組合として判断の軸を持つことが大切です。
任せるところは任せつつ、理解すべきところはきちんと整理する。
そのバランスが取れていると、理事会としても住民の皆さんに対しても、納得感を持って進めやすくなると思います。
弊社ではお悩みの管理組合様に向け、『ニューサツ』というサービスを提供しています。お気軽にお問合せ頂き、専門家のサポートをご活用ください。
関連記事
お知らせ一覧
